Il 2025 segna un cambiamento significativo nella regolamentazione delle trasferte lavorative e dei relativi rimborsi spesa. Con la Legge di Bilancio n. 207/2024, vengono introdotte modifiche agli articoli 51 e 95 del TUIR, che incidono direttamente sul trattamento fiscale e sulla gestione amministrativa delle indennità di trasferta e dei rimborsi spesa.
Sul tema, spesso si genera confusione: è quindi opportuno fare chiarezza sulle modalità di rimborso e sul trattamento fiscale applicabile.
1. I tre regimi di rimborso delle spese di trasferta
Le spese di trasferta possono essere gestite attraverso tre diverse modalità:
– Sistema Analitico: il rimborso è effettuato per le spese effettivamente sostenute e documentate (vitto, alloggio, viaggio e trasporto).
– Sistema Forfettario: il lavoratore riceve un’indennità giornaliera fissa, omnicomprensiva, senza obbligo di rendicontazione.
– Sistema Misto: combinazione tra i due regimi precedenti, con una parte di spese documentate e una parte di rimborso a forfait.
2. Come vengono tassate le trasferte?
2.1 Sistema Analitico
Le somme erogate a titolo di rimborso sono esenti da tassazione se adeguatamente documentate.
Dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio introduce l’obbligo di tracciabilità: per garantire la deducibilità fiscale e contributiva, i pagamenti devono essere effettuati con carte di credito, bancomat, assegni o app di pagamento.
Eccezione: rimangono esclusi dall’obbligo di tracciabilità i trasporti di linea e i rimborsi chilometrici.
Se il pagamento avviene in contanti, il rimborso sarà soggetto a tassazione come reddito di lavoro dipendente.
2.2 Sistema Forfettario
Il lavoratore riceve un importo fisso esente da tassazione fino a:
– 46,58 € al giorno per trasferte in Italia
– 77,47 € al giorno per trasferte all’estero
ATTENZIONE A:
Il lavoratore non può ricevere ulteriori rimborsi analitici in aggiunta agli importi a forfait di cui sopra. L’azienda deve dimostrare che il lavoratore sia stato effettivamente inviato in trasferta.
2.3 Sistema Misto
Nel caso di un rimborso parzialmente analitico e parzialmente forfettario, le soglie di esenzione si riducono:
Se viene rimborsata una delle spese di vitto o alloggio:
– 30,99 € per trasferte in Italia
– 51,65 € per trasferte all’estero
Se vengono rimborsate sia le spese di vitto che di alloggio:
– 15,49 € per trasferte in Italia
– 25,82 € per trasferte all’estero
Regole per il rimborso analitico delle spese di viaggio e trasporto:
Sono esenti se adeguatamente documentate.
Ogni altro rimborso (oltre a vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è assoggettato interamente a tassazione.
3. Obbligo di tracciabilità dei pagamenti delle spese: quando si applica?
Si applica al sistema analitico: i pagamenti devono essere tracciabili per garantire la deducibilità.
Non si applica al sistema forfettario: trattandosi di un’indennità fissa, non è necessario documentare le spese.
4. Attenzione al CCNL applicato
È fondamentale verificare cosa prevede il CCNL applicato in azienda in ordine al rimborso delle traserte, per armonizzarne i contenuti con la normativa fiscale. Ricordiamo infatti che la disciplina prevista dal contratto è cosa ben diversa dal trattamento fiscale e prevideinziale. L’analisi sull’esposizione in busta paga delle voci di trasferte e rimborsi spese, dovrà tener conto di entrambe gli aspetti
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